Ensimmäinen vaihe tilannekuvan muodostamisessa on tiedonhankinta eri lähteistä, kuten viranomaisilta, mediaraporteista, sisäisistä raporteista, sidosryhmiltä ja muilta asianosaisilta. On tärkeää seurata tilanteen kehittymistä jatkuvasti ja päivittää tietoa säännöllisesti. Kerätyn tiedon analysointi on tärkeä vaihe tilannekuvan muodostamisessa. Tietoa on arvioitava luotettavuuden, ajankohtaisuuden ja merkityksen perusteella. Tämä voi sisältää tilastojen, ennusteiden, asiantuntija-arvioiden ja muiden lähteiden analysointia. Analyysin tunnistetaan keskeiset vaikutukset ja muodostetaan kokonaiskuva tilanteesta. Tiedon visualisointi voi auttaa hahmottamaan tilannekuvaa selkeämmin ja tehokkaammin. Tämä voi sisältää karttojen, kaavioiden, infografiikkojen ja muiden visuaalisten elementtien käyttöä. Visualisoinnin avulla voidaan esittää tietoa havainnollisesti ja auttaa päätöksentekoa. Tilannekuvan jakaminen kaikille sopivan sisältöisenä tietoa tarvitseville tahoille on välttämätöntä kriisitilanteessa. On tärkeää viestiä selkeästi ja reaaliaikaisesti kriisin tilasta, sen vaikutuksista ja toimenpiteistä, joita toteutetaan tilanteen hallitsemiseksi. Tiedon jakaminen voi tapahtua eri kanavien, kuten verkkosivustojen, sähköpostin, tekstiviestien, tiedotustilaisuuksien ja sosiaalisen median kanavien kautta.
Ohjeistamme ja koulutamme yrityksiä luomaan itselleen sopivan tavan tilannekuvansa muodostamiseen, raportointiin ja jakamiseen osana häiriötilanteen hallintaa.
